Polityka Prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu Salemate dostępnego pod adresem salemate.pl („Serwis").

Administratorem danych osobowych jest Oliwia Dujka, NIP: 9970168288, adres: Osiek 94, 98-405 Galewice, e-mail: kontakt@salemate.pl („Administrator").

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

• Dane Użytkowników Serwisu (dane konta, rozliczeniowe, techniczne) – Administrator przetwarza je we własnym imieniu jako administrator danych. Tych danych dotyczy niniejsza Polityka.
• Dane klientów Użytkowników (np. kupujących na platformach sprzedażowych: dane zamówień, adresy dostawy, treści wiadomości, zgłoszenia zwrotów) – administratorem tych danych jest Użytkownik (sprzedawca), a Salemate przetwarza je wyłącznie w jego imieniu i na jego polecenie, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawartej w Regulaminie (§11). Osoby, których dotyczą te dane, powinny kierować zapytania w pierwszej kolejności do sprzedawcy, u którego dokonały zakupu.

2a. Oznaczenie „trudny klient” (Salemate jako administrator)

Sprzedawcy korzystający z Salemate mogą oznaczyć kupującego, z którym mieli obiektywny problem: brak zapłaty za zamówienie, nadużycie procedury zwrotu lub reklamacji albo obraźliwą komunikację. Jeżeli co najmniej dwóch niezależnych sprzedawców oznaczy ten sam login kupującego na tej samej platformie, pozostali sprzedawcy widzą przy zamówieniach tego loginu wyłącznie informację „tak/nie”, bez powodów i bez wskazania, kto zgłosił.

W tym zakresie administratorem danych jest Oliwia Dujka (Salemate), Osiek 94, 98-405 Galewice, kontakt@salemate.pl. Przetwarzane dane: login kupującego na platformie, nazwa platformy, liczba zgłoszeń i ich daty. Źródłem danych są sprzedawcy, u których kupujący złożył zamówienie. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Salemate i sprzedawców, czyli zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Każde zgłoszenie liczy się przez 36 miesięcy, po czym jest usuwane.

Oznaczenie nie powoduje żadnej automatycznej decyzji. O obsłudze zamówienia decyduje sprzedawca zgodnie z regulaminem platformy sprzedażowej; oznaczenie nie uprawnia do odmowy sprzedaży. Kupującemu przysługuje prawo dostępu do danych, sprzeciwu, usunięcia i ograniczenia przetwarzania oraz skargi do Prezesa UODO. Wnioski prosimy kierować na kontakt@salemate.pl, z podaniem loginu i platformy; odpowiadamy w ciągu miesiąca.

3. Rodzaje przetwarzanych danych

• Dane konta: imię i nazwisko lub nazwa, adres e-mail, hasło (w postaci skrótu kryptograficznego), opcjonalnie numer telefonu i dane firmy (NIP, adres) do faktur.
• Dane rozliczeniowe: historia subskrypcji i płatności, dane faktur. Pełne dane kart płatniczych przetwarza wyłącznie operator płatności (Stripe) – nie są one przechowywane przez Administratora.
• Dane techniczne: adres IP, przybliżona lokalizacja ustalana na podstawie adresu IP (np. kraj lub miasto), identyfikatory urządzeń i sesji (w tym identyfikator urządzenia generowany losowo w przeglądarce w celach bezpieczeństwa), subskrypcje powiadomień push przeglądarki (jeśli Użytkownik je włączy), logi systemowe, pliki cookies i wpisy pamięci lokalnej przeglądarki.
• Dane z połączonych integracji: tokeny i klucze dostępu do kont Użytkownika na platformach zewnętrznych (przechowywane w postaci zaszyfrowanej), identyfikatory kont, dane ofert, zamówień, wiadomości i opinii – w zakresie niezbędnym do działania funkcji Serwisu.
• Dane komunikacji: treść zgłoszeń do pomocy technicznej i korespondencji z Administratorem.
• Dane uczestników programu partnerskiego: dane rejestracyjne i rozliczeniowe partnera (w tym dane do wypłat i faktury), statystyki poleceń oraz techniczny identyfikator polecenia zapisywany w przeglądarce osoby korzystającej z linku polecającego (wyłącznie w celu przypisania polecenia partnerowi i rozliczenia programu).

4. Cele i podstawy przetwarzania

• Świadczenie usług Serwisu (konto, integracje, automatyzacje) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
• Rozliczenia, faktury, księgowość – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Obsługa zgłoszeń i wsparcia – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
• Bezpieczeństwo Serwisu i kont – w tym prezentowanie aktywnych sesji i przybliżonej lokalizacji logowania, zapobieganie nadużyciom – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Marketing własnych usług wobec klientów (np. informacje o nowych funkcjach, wiadomości dotyczące przebiegu okresu próbnego) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z prawem sprzeciwu w każdej chwili (m.in. link rezygnacji w wiadomości).
• Newsletter – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona poprzez zapis potwierdzony linkiem aktywacyjnym – tzw. double opt-in), którą można wycofać w każdej chwili linkiem w stopce każdej wiadomości.
• Rozliczenie programu partnerskiego (przypisanie polecenia, naliczenie i wypłata prowizji) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec partnera, lit. f wobec osoby polecanej.
• Analityka i statystyki korzystania z Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies) oraz lit. f w zakresie wewnętrznych statystyk technicznych.
• Pomiar skuteczności reklam (przekazanie informacji o konwersji do Meta – pkt 6) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda marketingowa w banerze cookies).
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Funkcje sztucznej inteligencji

Wybrane funkcje Serwisu (m.in. generowanie opisów ofert i propozycji odpowiedzi) korzystają z modeli językowych dostarczanych przez OpenAI. Do dostawcy AI przekazywane są wyłącznie dane niezbędne do wykonania danej funkcji (np. treść oferty lub wiadomości). Zgodnie z warunkami API OpenAI dane przekazywane przez API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli; dostawca może je przetwarzać w ograniczonym zakresie i czasie zgodnie ze swoimi warunkami i zabezpieczeniami. Serwis nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały – treści generowane przez AI mają charakter propozycji i podlegają kontroli Użytkownika.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Serwisu następującym kategoriom odbiorców:

• Platformy i usługi zewnętrzne połączone przez Użytkownika – platformy sprzedażowe Allegro, Shoper, Erli, WooCommerce, Arena.pl, Empik Marketplace i PrestaShop; systemy fakturowania Fakturownia, iFirma i inFakt; przewoźnicy i pośrednicy przesyłek InPost, DPD, Furgonetka i Apaczka; hurtownia DropXL – w ramach integracji uruchomionych przez Użytkownika; te podmioty działają według własnych regulaminów i polityk prywatności.
• Stripe – obsługa płatności.
• Fakturownia – wystawianie faktur za Subskrypcje.
• OpenAI – funkcje AI (zakres opisany w pkt 5).
• Dostawcy hostingu i usług poczty elektronicznej (m.in. OVH oraz Zoho Corporation – usługa ZeptoMail do wysyłki wiadomości transakcyjnych) – utrzymanie infrastruktury i wysyłka wiadomości e-mail.
• Cloudflare, Inc. – sieć CDN, ochrona przed atakami i warstwa bezpieczeństwa ruchu (reverse proxy przed Serwisem); przetwarza dane techniczne (m.in. adres IP, nagłówki żądań) w celu dostarczania, przyspieszania i zabezpieczenia Serwisu. W usłudze Cloudflare R2 (przechowywanie w UE) znajdują się zaszyfrowane kopie zapasowe Serwisu.
• Dostawcy powiadomień web push (usługi push przeglądarek, m.in. Google, Mozilla i Apple) – dostarczanie powiadomień w przeglądarce, jeśli Użytkownik je włączy; przekazywana jest treść powiadomienia i techniczny identyfikator subskrypcji.
• SMSAPI – wysyłka powiadomień SMS, jeśli Użytkownik korzysta z tej funkcji.
• Sentry (Functional Software, Inc.) – monitorowanie błędów aplikacji.
• Google (Google Analytics) – analityka, wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies – przed zgodą skrypty Google nie są ładowane, a w zalogowanej części Serwisu nie są używane.
• Meta Platforms (Meta Pixel oraz serwerowy pomiar konwersji) – pomiar skuteczności reklam, wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej w banerze cookies; w ramach pomiaru serwerowego przekazywane są dane w postaci zahashowanej (e-mail, identyfikator konta) wraz z wartością transakcji.
• Biuro rachunkowe oraz organy państwowe – gdy wynika to z przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (m.in. OpenAI, Stripe, Sentry, Google, Meta, Cloudflare) może przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC). Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

• Dane konta – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty rozliczeniowe – 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
• Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu.
• Logi techniczne – do 12 miesięcy; zapisy nieudanych logowań – 90 dni; urządzenia logowania – 12 miesięcy od ostatniego użycia; kliknięcia w linki partnerskie – 12 miesięcy; pamięć asystenta AI – 12 miesięcy od ostatniej zmiany; adres e-mail po wypisaniu się z newslettera – 30 dni.
• Kopie zapasowe – zaszyfrowane, w Cloudflare R2 w UE: kopie dzienne przez 14 dni, tygodniowe przez 8 tygodni, miesięczne przez 12 miesięcy.
• Dane powierzone (dane klientów Użytkownika) – przez czas trwania umowy z Użytkownikiem, z domyślnymi okresami, które Użytkownik może zmienić w ustawieniach w dozwolonych granicach: zamówienia i dokumenty sprzedaży – 5 lat od końca roku zamówienia (z rocznym zapasem technicznym; dłużej na życzenie Użytkownika), rozmowy z kupującymi i reklamacje – 24 miesiące od ostatniej aktywności, profil klienta w CRM – 24 miesiące bez zamówień, historia wysyłek wiadomości – 12 miesięcy, numer konta do zwrotu – 90 dni po zamknięciu zgłoszenia. Po zakończeniu umowy dane są usuwane, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie.

9. Prawa użytkownika

Każdemu, czyje dane Administrator przetwarza we własnym imieniu, przysługuje prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu – w każdej chwili), wycofania zgody (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem) oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Żądania można zgłaszać na adres kontakt@salemate.pl; odpowiedź następuje nie później niż w ciągu miesiąca.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie kluczy i tokenów integracji w bazie danych, hashowanie haseł, kontrolę dostępu i system uprawnień, regularne kopie zapasowe oraz monitoring błędów. Przybliżona lokalizacja logowania ustalana jest lokalnie na serwerze na podstawie adresu IP i nie służy do określania dokładnego adresu użytkownika.

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie zgodnie z Polityką Cookies.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności przy zmianach funkcji Serwisu lub listy odbiorców danych. Aktualna wersja wraz z datą ostatniej aktualizacji jest zawsze dostępna pod tym adresem.

13. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@salemate.pl.